Moderne IT-Lösungen gewinnen an Bedeutung

Die Referenten des CompetenceDay 2011 (v.l.n.r): Enrico Bertoncello, Gesellschafter der Integral Management oHG, Reinhard Meyer, Geschäftsführer der best4 bps GmbH&Co.KG, Katrin Schmidt, Consultant der contidata Datensysteme GmbH, Markus P. Herrlich, Geschäftsführer der Herrlich & Ramuschkat GmbH, Andreas Essing, Sales Manager MBS5 bei der Herrlich & Ramuschkat GmbH, Sven Liebeck, Manager Vertrieb und Marketing bei der SANALOGIC GmbH, Burghard Genter, Geschäftsführer der Contidata Datensysteme GmbH

Andreas Essing, Vertriebsleiter MBS5 bei der Herrlich & Ramuschkat GmbH, begrüßte die Teilnehmer und stellte den Gastgeber vor: Die CompetenceGroup ist eine 2003 gegründete strategische Allianz von vier inhabergeführten IT-Unternehmen, die mit zusammen rund 80 Mitarbeitern mittlerweile über 1500 Kundensysteme betreuen. Ergebnis der Kooperation ist eine zentrale IT-Datenbasis, an die die vier Systeme der CompetenceGroup - die Warenwirtschaft „MBS5“, das Menüwunscherfassungssystem „SANALOGIC7“, die Raumreservierungs- und Konferenzmanagementsoftware „EVENT-IS“ und das bargeldlose Abrechnungssystem „MAXXplan“- angebunden sind. Die Daten aus Rezepturverwaltung, Speiseplanung, Einkauf, Produktion und Nachkalkulation werden dabei zentral nur einmal eingegeben und sind damit sofort in jedem der angeschlossenen Systeme verfügbar. Allergene und Zusatzstoffinformationen werden ebenfalls zentral eingepflegt.

Auf Basis dieser Daten können die Anwender in den einzelnen Systemen die Nachkalkulation, Erstellung von Deckungsbeitragslisten, Umsatzauswertungen und Einkaufsauswertungen sowie Abrechnungen durchführen. Die zentral hinterlegten Artikel werden je nach Anforderung und Zielgruppe in den einzelnen Systemen mit zusätzlichen Detailinformationen ergänzt und abgebildet.

In Kundenprojekten übernimmt jeweils ein Unternehmen der CompetenceGroup („one face to the customer“) die Verantwortung für die erfolgreiche Einführung der IT-Lösung. In der direkten Kommunikation steht dem Kunden ebenfalls ein IT-Projektleiter als Ansprechpartner zur Verfügung, der die Lösungskompetenz für sämtliche von den Partnern abgedeckten Bereiche besitzt und der die interne Abstimmung unter den beteiligten CompetenceGroup-Partnern übernimmt.

Essing stellte anschließend die Neuheiten im internetbasierten Menüplanungssystem MBS5online vor, das die wichtigsten Kernfunktionen für Betriebe in der Gemeinschaftsgastronomie unter einer intuitiv bedienbaren Browseroberfläche vereint. Das System umfasst eine Menüplanung mit Vorkalkulation, Rezeptverwaltung, Artikelverwaltung mit Nährwert- und Zusatzstoffermittlung, Bestellwesen/Einkauf, Inventur, Produktionslisten und BKT-Auswertung. Als Neuheit wurde ein Barcodescanner vorgestellt, mit dem die Verpflegungsbetriebe Inventuren und Lieferantenbestellungen direkt im Lager schnell und sicher erfassen können. Das mühsame Eingeben der handschriftlich ausgefüllten Zähl- und Lagerabgleichslisten entfällt. Bei monatlichen Inventuren mit 1000 Artikeln und monatlich 20 Bestellungen zu je 30 Artikeln können Betriebe so jeden Monat eine Zeitersparnis von über 5 Stunden erzielen und damit das Gerät in wenigen Monaten amortisieren. Auch Events müssen künftig auch nicht mehr in Excellisten geplant werden. In MBS5online steht auf Wunsch auch ein „EventManager“ zur Verfügung, der den Anwendern bei der Planung, Kalkulation, Angebotserstellung und Abrechnung von Sonderveranstaltungen wie Buffets oder Partyservice unterstützt.

Mindestens 25 Prozent der privaten Mobilfunknutzer nutzen mittlerweile das Internet über ihr Smartphone oder Handy. Dieser Entwicklung trägt die Herrlich & Ramuschkat GmbH mit einer InternetBestellsystem-Anwendung („IBS-App“) für Smartphones Rechnung. Mit der neuen App ist die Menüvorbestellung auch von unterwegs möglich. Der Betreiber kann die App auch zur weiteren Kommunikation und Erhöhung der Kundenbindung mit Informationen von seiner Website, Terminen und Umfragen einsetzen. Die IBS-App steht als mobile Anwendung für iPhone, iPad, Android-Smartphones und Blackberrys Playbook zur Verfügung.

Wie neue IT-Lösungen den Aufwand von der Bewirtung bis zur externen Veranstaltung reduzieren können, erläuterte Enrico Bertoncello, Gesellschafter der Integral Management Systeme oHG. Integral Management Systeme ist mit mehr als 12 000 Anwendern einer der führenden Anbieter bei Online-Buchungssystemen. Zum Portfolio gehört unter anderem die IT-Lösung EVENT-IS, eine webbasierte Lösung für Raum-, Ressourcen-und Terminbuchungen, die modular aufgebaut, gebäude- und standortunabhängig auf die Wünsche der Kunden hin angepasst werden kann. Bertoncello demonstrierte anhand von verschiedenen Praxisbeispielen die Zeitersparnis beim Einsatz von EVENT-IS, die Reservierungsbücher und Excel-Listen endgültig überflüssig macht. Alle wichtigen Aufgaben (Übersicht Raumbelegung, Erstellung von Angeboten, Teilnehmerverwaltung, Abrechnung, etc.) sind mit wenigen Mausklicks erledigt. Catering, Haustechnik und Besucherempfang haben jederzeit einen schnellen Überblick über die aktuellen Aufträge und den Status der Veranstaltungsorganisation. Zusätzlich steht dem Kunden mit dem EVENT-IS Outlook Plug-In die komplette Integration des Buchungsprozesses in MS Outlook zur Verfügung.

Als Neuheit präsentierte Bertoncello die EVENT-IS Displaylösung zur professionellen Darstellung der Veranstaltungs- und Wegbeschreibung im Corporate Design auf verschiedenen Medien wie Großbildmonitoren, Anzeigendisplays und elektronischen Türschildern. Mit der EVENT-IS Displaylösung lassen sich auch Speisepläne als Tagesübersicht oder pro Gericht an den Ausgabestellen in der Gastronomie wirkungsvoll darstellen.

Reinhard Meyer, Geschäftsführer bei der best4bps GmbH&Co. KG empfahl den Teilnehmern, eine Bestandsaufnahme über die Supportprozesse in ihren Unternehmen durchzuführen und die Kostentreiber zu identifizieren. Meyer hat ein Phasenmodell entwickelt, mit dem die internen Supportprozesse in Unternehmen der Gemeinschaftsverpflegung wie Rechnungswesen, Finanzwesen, Controlling und Warenwirtschaft verschlankt und optimiert werden können.

Sein Ziel dabei ist, die Transparenz, Zuverlässigkeit, Compliance und Geschwindigkeit des Datentransfers in den Geschäftsprozessen zu steigern und beispielsweise im Bereich Kreditorenmanagement eine Einsparung von administrativen Kosten bei seinen Kunden in einer Größenordnung von 25 Prozent und mehr zu erreichen.

Außerdem stellte Meyer ein Konzept zur Integration von Kassensystemen in die Unternehmens-IT vor, mit dem täglich die Verkaufsdaten aller Kassen in einer Datenbank konsolidiert werden und sofort im Warenwirtschaftssystem MBS5online und im Buchhaltungssystem zur Verfügung stehen und dort ausgewertet werden können.

Burghard Genter, Geschäftsführer der Contidata Datensysteme GmbH, informierte über die bewährten Software- und Hardwarelösungen im Bereich der bargeldlosen Kassensysteme wie die Abrechnungssoftware MAXXplan, das Kassensystem MAXXcash, den Aufwerter MAXXmoney, die Gästeabwicklung über MAXXline sowie die Automateneinheit MAXXVend sowie die Kassensoftware MAXXcash. Die Soft- und Hardwarekomponenten für die verschiedenen Systeme werden bei Contidata seit mittlerweile 26 Jahren im eigenen Haus hergestellt und an die individuellen Wünsche der Kunden angepasst.

Auch im Bereich der bargeldlosen Zahlungssysteme werden zunehmend Cloud-Technologien genutzt, mit denen beispielsweise die Umsatzauswertungen der Kassensysteme und Automaten überall und jederzeit verfügbar sind. Weiterhin berichtete Genter über den Trend der Umstellung von der Baraufwertung hin zur bargeldlosen Aufwertung per EC-Karte oder der Verrechnung mit dem Gehaltskonto des Mitarbeiters.

Bei der Bedienung von modernen Kassensystemen sei eine klar strukturierte, durchdachte Benutzerführung wichtig, um das Kassieren der Tischgäste – erforderlichenfalls auch durch ungeschultes Personal – mit dem maximalen Durchsatz zu ermöglichen, betont Genter.

Zur Kundenbindung und im Rahmen der Qualitätssicherung gewinnen Gästebefragungen an Bedeutung. Die Aufwerter zum Aufladen von Guthaben sind dafür die geeigneten Tools, weil damit jeder Gast erreicht und der manuelle Aufwand von Fragebögen oder Interviewern vermieden wird. Durch eine entsprechende Konfiguration lassen sich die Aufwerter darüber hinaus auch zur Erfassung von Vorbestellungen für Sonderaktionen oder als Werbefläche nutzen.  

Neue Technologien zur Optimierung der Verpflegungssituation in Kliniken und der Altenpflege stellte Sven Liebeck, Leiter Marketing und Vertrieb D.A.CH. bei der SANALOGIC GmbH vor. Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels, der steigenden Zahl an älteren Menschen und damit auch der wachsenden Zahl an Pflegebedürftigen in Deutschland, wächst auch der Bedarf an Pflegekräften. Ausreichend Pflegekräfte stehen jedoch nicht zur Verfügung. Modellrechnungen des Statistischen Bundesamtes zeigen, dass im Jahr 2025 bereits rund 152 000 Pflegekräfte fehlen, um die dann zu erwartende Zahl an Krankenhauspatienten und Pflegebedürftigen adäquat zu versorgen. Das Management in Care-Betrieben muss also rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um eine fachgerechte Betreuung zu gewährleisten. Moderne IT-Lösungen bei der Speiseverteilung und Menüwunscherfassung unterstützen die Pflegekräfte, die Prozesse zu optimieren.

Die SANALOGIG GmbH bietet mit der Systemlösung „SANALOGIC7“ eine Software zur Steuerung der Produktionsprozesse und Datenerfassung. Mit modernsten Geräten wie Stations-PCs, Tablet-PCs, Touch-Terminals und Smartphones steuern die SANALOGIC-Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz online und offline ihre Produktion.

Liebeck betonte, wie wichtig es in Zukunft für die Einrichtungen sei, die Aufgabenverteilung im Unternehmen gezielt zu analysieren und Entlastungspotenziale für die Pflege zu finden. Im nächsten Schritt gilt es, die geänderten Workflows in den IT-Systemen abzubilden und die Neuausrichtung flexibel zu unterstützen. Die Kunden bei dieser wichtigen Neuausrichtung der Ernährungsprozesse zu unterstützen sieht Liebeck als eine der wichtigsten Aufgaben für die Branche an. „Die Zeit des reinen Softwarevertriebs ist endgültig Vergangenheit“, betont Liebeck. Als einer der wenigen Player im Care-Markt bietet die SANALOGIC GmbH ein flexibles System, welches die Basis für die vielfältigen Prozesse stellt. Mit der Einführung eines solchen Systems werden die Vorgaben des medizinischen Dienstes der Krankenkassen (MDK) zur Ernährungsdokumentation mit sehr geringem Aufwand erfüllt. In Verbindung mit der geballten Praxiserfahrung aus über 15 Jahren Projektgeschäft entstehen so die dringend benötigten flexiblen und zukunftsfähigen Kundenlösungen. Liebeck illustrierte an zahlreichen Beispielen aus der Praxis, wie die SANALOGIC-Systeme die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden erfüllen und in die gewachsenen Strukturen der Einrichtungen integriert werden können.

Zum Abschluss des Tages wies Alexander Kopetzky, Geschäftsführer bei UDialog, auf die Bedeutung der Hygienedokumentation für die Gemeinschaftsverpflegung hin. „Beim Essen vertrauen wir auf das Know-how und den Ruf von Köchen und der jeweiligen Einrichtung“, betonte Kopetzky, “trotzdem wird alle zwei bis drei Minuten eine Lebensmittelerkrankung in Deutschland gemeldet“, berichtete Kopetzky weiter. Laut Gesetz muss der richtige Umgang mit Lebensmitteln in Betrieben der Gemeinschaftsverpflegung jederzeit nachvollziehbar sein. Wird ein Betrieb verdächtigt, eine durch Lebensmittel hervorgerufene Erkrankung verursacht zu haben, hilft nur die „gelebte Hygiene“ und deren Dokumentation. Die Software easyHACCP unterstützt die Verantwortlichen bei der lückenlosen Dokumentation des Hygienekonzeptes über alle Produktionsstufen der Lebensmittelverarbeitung. Damit kann jeder Küchenleiter ein individuelles Hygienemanagementsystem mit den jeweils wichtigen kritischen Kontrollpunkten (CCPs) erstellen. Außerdem bietet die Anwendung noch eine Rezeptverwaltung mit automatischen Nährwerttabellen gemäß dem deutschen Bundeslebensmittelschlüssel, Verwaltung von Sicherheitsdatenblättern, Wartungsplänen, eine umfassende Hygienedatenbank mit einer Verwaltung von Personalschulungen und vieles mehr. „Die Nutzer der Software haben den Vorteil, dass Sie mit easyHACCP an keine Produkte oder Dienstleistungen gebunden sind, die Software ist kompatibel mit den gängigen Produkten wie MBS5online oder SANALOGIC und kann dort als Zusatzmodul genutzt werden“, so Kopetzky.